Fallstudie Automatisierung Baubesprechungs­protokolle in 5 statt 45 Minuten.

Ein Ingenieurbüro für technische Gebäudeausrüstung spricht seine Protokolle heute direkt nach der Besprechung ein, statt sie am Schreibtisch abzutippen.

Kunde
IMR Ingenieurdienstleistungen Marcel Rode
Branche
TGA-Fachplanung: Sanitär, Heizung, Klima, Lüftung
Standort
Gronau (Leine), Landkreis Hildesheim
Leistung
Automatisierung der Protokollerstellung
Umsetzung
2 Wochen bis zur fertigen Lösung
Ergebnis
rund 5 statt 45 Minuten pro Protokoll

Ausgangslage

Nach jeder Baubesprechung übertrug der Projektleiter die Ergebnisse in ein strukturiertes Protokoll, rund 45 Minuten pro Termin. Was nicht notiert war, kam aus dem Gedächtnis, und jedes Protokoll sah ein wenig anders aus.

Vorher

  • 45 Minuten Nachbearbeitung
  • Fehleranfällig aus dem Gedächtnis
  • Uneinheitliche Struktur

Nachher

  • 2 bis 3 Minuten Sprachnachricht
  • Protokoll entsteht automatisch
  • Immer dasselbe Format

Unsere Lösung

Ein Ablauf, der eine Sprachnachricht von der Baustelle in ein fertiges Protokoll im Format des Büros verwandelt.

  1. EinsprechenDirekt nach der Besprechung die wichtigsten Punkte als Sprachnachricht, egal wo.
  2. Abschreiben und gliedernDie Aufnahme wird in Text umgewandelt und in die feste Protokollstruktur gebracht.
  3. Wetter ergänzenDas Wetter des Tages wird automatisch eingetragen.
  4. Prüfen und versendenRund fünf Minuten Kontrolle, dann geht das PDF an alle Beteiligten.

Das Ergebnis.

−89 %Zeitersparnis pro Protokoll
~5 MinAufwand heute, inklusive Korrektur
2 Wo.von der Analyse bis zur fertigen Lösung

Für wen eignet sich das?

Für jedes Büro und jeden Betrieb, der regelmäßig Gesprächsergebnisse festhalten muss: Planungs- und Ingenieurbüros, Bauleitung, Handwerksbetriebe mit Baustellendokumentation. Gebraucht wird nur ein Smartphone. Das Protokollformat richtet sich nach Ihrer bisherigen Vorlage.

Mehr dazu, was sich sonst automatisieren lässt: Automatisierung

Wie lange dauern Ihre Protokolle?

Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir, wie das bei Ihnen aussehen kann.

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